01 juli 2021

Zeven tips voor een optimale invulling van de hybride werkplek

Veel medewerkers willen in de nabije toekomst, graag deels thuis en deels op kantoor werken. Dat vraagt om een werkplek die meerwaarde biedt op beide vlakken, ofwel een hybride werkplek. Vanzelfsprekend vraagt dat om een doordachte en gebruiksvriendelijke invulling. Moeilijk hoeft dat niet te zijn. We lichten zeven tips voor je uit waarmee je de invulling en adoptie vereenvoudigt.  

1. Betrek je collega’s
Switch je naar de hybride werkplek? Betrek dan altijd je collega’s. Zij zijn immers de eindgebruikers. Hun ervaring en mening is essentieel. Ga met ze in gesprek en breng in kaart wat zij nodig hebben om goed te kunnen werken. Enerzijds achterhaal je zo hun voorkeuren, anderzijds toon je aan hun input serieus te nemen.

2. Ga voor zoveel mogelijk flexibiliteit
Het kenmerk van de hybride werkplek, is dat je er op iedere locatie mee kan werken. Werkplekken moeten dan ook op basis van dat uitgangspunt worden ingevuld. Mobiliteit vormt daarin het sleutelwoord. Kies de juiste mobiele hardware, zoals laptops en smartphones, voor je collega’s. Werken je collega’s een dag op kantoor? Zorg er dan voor dat zij hun laptop eenvoudig kunnen verbinden met losse apparatuur zoals een monitor. Zo werken zij ook in een vaste opstelling wanneer zij dat willen, wat de productiviteit ten goede komt.

3. Richt je kantoor in volgens de wetten van hybride werken

Hybride werken vermindert de noodzaak voor vaste werkplekken, wat een groot deel van de kantoorinrichting omvat. Daardoor verandert ook de functie van het kantoor. Populair is om het kantoor in te richten als ontmoetingsplek voor hybride collega’s. In plaats van productiviteit, kan het accent op informele meetings en sociale activiteiten komen te liggen. Dat is goed voor de band met de organisatie, sociaal contact met collega’s en daarmee het werkplezier.

4. Wijs je collega’s op securityrisico’s

Hybride werken kan voor een verhoogd risico op datalekken zorgen. Misschien hebben je collega’s hun eigen router al even niet meer geüpdatet, of downloaden zij thuis mogelijk onveilige software op hun zakelijke laptop. Vaak zijn je collega’s niet bekend met de risico’s hiervan. Door hen hierop te trainen, verminder je deze risico. Op die manier blijft de werkplek ook thuis in optimale conditie en houd je ongewenste meekijkers buiten de deur.

5. Beheer werkplekken op afstand
Waar je collega’s ook werken, hun werkplekken moeten altijd up-to-date zijn. Het is een absolute voorwaarde om in ieder scenario productief en veilig te kunnen werken. Je bereikt het met werkplekbeheer op afstand. Maar wellicht heb je geen tijd voor beheer, of weet je niet precies waar je moet beginnen. Besteed het daarom aan ons uit. Dan zorgen wij ervoor dat jij je helemaal geen zorgen hoeft te maken over de veiligheid en werking van je werkplekken.

6. Evalueer de werkplek op periodieke basis

De invulling van je werkplek, is natuurlijk niet in steen gebeiteld. Het kan zijn dat de behoeften van je collega’s of organisatie veranderen. Daar kom je achter door werkplekken periodiek te evalueren met je collega’s. Hoe makkelijk werken zij met de hardware en apps? Wat is er nodig om nog gemakkelijker te kunnen werken? Ook zo houd je hen betrokken én verbeter je het gebruiksgemak.

7. Voorzie in support op afstand
Het kan altijd gebeuren dat je collega’s vragen hebben over bepaalde apps of onderdelen van de hybride werkplek. Door snel te antwoorden verhoogt het gebruiksgemak en daarmee hun productiviteit. Eén aanspreekpunt voor support is dan wenselijk. Ook dat verzorgen wij natuurlijk graag voor je. Je collega’s blijven zo optimaal van hun werkplek gebruikmaken.

Adoptie is de sleutel
Je collega’s bepalen het succes van de hybride werkplek. Door hun wensen, eisen en ervaringen centraal te stellen, toon je je een betrokken werkgever. Het is een ideale manier om de adoptie te versterken, zodat de organisatie sneller transformeert naar een toekomstbestendige organisatie. IRIS one helpt je daarbij, zodat jij en je collega’s iedere dag het maximale uit jezelf blijven halen.