Maximaliseren? Minimaliseer deze 7 (domme) dingen!

Dat we helpen om gebruikers dagelijks het maximale uit zichzelf te laten halen mag inmiddels wel bekend zijn. Maar ineens bedacht ik dat je het dan ook kunt omdraaien. Maximaliseren begint al als je van die compleet domme, onzinnige of vervelende activiteiten laat afnemen. Je toetsenbord schoonmaken met zeep zal je niet doen, maar zit je klaar voor waar de winst te behalen valt?

1. Minimaliseer e-mail

Hoeveel tijd besteed je dagelijks aan Microsoft Outlook of bijvoorbeeld Google Gmail? Er zijn collega’s die van e-mails beantwoorden hun werk hebben gemaakt. Waarom? Omdat hun e-mail inbox vol staat met onnodige vragen. Bel of chat, dan heb je gelijk een antwoord! Samen koffie- of theedrinken mag ook. E-mail is overigens niet dom om iets mee te bevestigen.

2. Minimaliseer het aantal vergaderingen

Weleens in een vergadering gezeten waar je niets aan had toe te voegen? Ga dan de volgende keer niet. Verder wordt er vaak vergaderd over zaken die allang zijn opgelost. Zonde! En tot slot zijn er van die vergaderingen waar er gewoon teveel mensen aan tafel zitten. Die duren zo lang dat er niets meer te maximaliseren valt op deze dag. Vergader ook niet zonder agenda.

3. Minimaliseer vakjargon

Er bestaan bedrijven waarbij nieuwe medewerkers minimaal een jaar moeten wennen om alle afkortingen te begrijpen. Ze hebben er zelfs boekjes voor. Dat helpt niet om snel op gang te komen en je weg te vinden. Soms lijkt het erop dat anderen zich erdoor belangrijker voelen… Stop met vakjargon, want ook klanten worden er blij van.

4. Minimaliseer het aantal autorisaties

Daar waar processen geautomatiseerd worden komt er altijd een moment om het te hebben over autorisaties. Sorry, ik bedoel natuurlijk ‘goedkeuringen’ volgens hetgeen genoemd onder 3. Dan blijken er weleens jarenlange goedkeuringsprocessen gevolgd te worden, terwijl je pas echt maximaliseert als je collega’s zoveel mogelijk eigen verantwoordelijkheid geeft. Collega’s die je vertrouwen geeft gaan vaker harder voor je werken is mijn ervaring.

5. Minimaliseer de openstaande klachten

Kleine klachten die niet gelijk dezelfde dag worden opgelost of in behandeling worden genomen worden hele grote klachten. Laat het aantal openstaande klachten nooit escaleren, want het verlamt de organisatie. Klachten voorkom je overigens grotendeels door een continue in dialoog met klanten te zijn.

6. Minimaliseer onnodige kosten

Een open deur, maar het werk wordt een stuk aangenamer en productiever als je onnodige kilometers voorkomt. Onnodige kosten en tijdverspilling kunnen in van alles zitten, bijvoorbeeld in retournames die niet alleen logistiek veel geld kosten, maar ook medewerkers afhouden van hun dagelijkse werkzaamheden rondom nieuwe bestellingen.

7. Minimaliseer het moeten uitleggen

Je houdt veel meer tijd over als een rapport, analyse of probleemstelling voor iedereen gelijk duidelijk is. Het plezierige is dat je tegenwoordig veel meer grafische overzichten hebt (had ik toch bijna ‘dashboards’ gezegd) waar informatie overzichtelijk en begrijpelijk is. Daarnaast maakt de technologie het mogelijk om apps te bouwen die je helpen om zaken razendsnel uit te leggen. Deel je binnenkort ook een rekenapp tijdens een online vergadering?

Call Now Button