Hoe zorg je voor een “BIG BANG” van jouw (software) implementatie?

Of het nu gaat om een cloudmigratie of bijvoorbeeld de implementatie van een nieuw CRM systeem, zoals Microsoft Dynamics 365, ervan uitgaan dat medewerkers een nieuwe werkmethode automatisch zullen omarmen is een utopie. De echte werkbaarheid wordt pas bepaald als een en ander operationeel is en niet op het moment dat iemand heeft laten zien dat alles ‘doet wat het doet.’ Hoe je toch zorgt voor een grote ‘big bang’ of adoptie? Deze 4 tips helpen je daarbij:

Tip 1: Betrek medewerkers in het allervroegste stadium

Het moet er bijna op lijken dat je het zelf allemaal nog niet weet. Feitelijk is dat ook zo. Voordat je ‘iets nieuws’ lanceert moet je de behoeften kennen van de mensen die het gaan gebruiken. Zonder dat zien zij de voordelen er niet van in en zullen zij terugvallen op oude werkpatronen of de nieuwe werkmethode niet accepteren. Aan aannames heb je niets. “What’s in it for me” speelt een uitermate belangrijke rol. Betrek daarom collega’s en als tip 1b; neem ruim de tijd om te inventariseren.

Tip 2: Formeer een kernteam die een dwarsdoorsnede van de organisatie is

Software implementaties raken in de meeste gevallen de hele organisatie. Daarom heb je voor een brede adoptie, of acceptatie, diverse stakeholders nodig die een dwarsdoorsnede vormen. Meestal zijn dat de lijn- of afdelingsmanagers of een afgevaardigde die graag veranderingen omarmt of met innovatie bezig is. De opdracht van het kernteam is onder andere om te onderzoeken of er specifieke wensen zijn bij teamleden en vast te stellen wat het huidige kennisniveau van medewerkers is.

Tip 3: Start met een pilot- of tigerteam

Wat altijd goed werkt om een brede acceptatie te krijgen heeft met psychologie te maken; mensen willen over het algemeen graag bij een groep horen die succesvol is. Door voorafgaand aan de 100% uitrol een pilot te doen met een selecte groep van voorstanders zie je in de meeste gevallen de acceptatie toenemen. Ook bij de collega’s die eerst weerstand hadden. Dat brengt mij op de volgende tip:

Tip 4: Deel de resultaten!

Zoals eerder aangegeven; na de implementatie begint het pas. Daarom geven we de tip om succesverhalen te delen, maar ook te communiceren waar verbeteringen nodig zijn. Dat kan natuurlijk met interne nieuwsbrieven, maar wellicht is het beter om met het projectteam en de afdelingen de resultaten een-op-een te bespreken en elkaar zo goed mogelijk te helpen.

Tot slot, ter overdenking

Als projecten altijd 100% zouden kloppen, dan heb je ook geen projectmanager nodig.Als je 100 ‘klussers’ hebt maar geen manager, dan rent iedereen zijn of haar eigen kant op.Als je geen goede stuurgroep hebt en het feitelijke doel niet goed is omschreven dan vallen projecten in het water. Kijk maar:

“In ‘s-Hertogenbosch is er de Bartenbrug. Er werd jarenlang vergaderd over de kleur, de hekjes stonden niet goed, het beton klopte niet en er waren nog veel meer meningen van heel veel betrokken burgers en instanties. Gelukkig was uiteindelijk iedereen tevreden. Totdat bleek dat de brug een meter te kort was…”

Het feitelijke doel was hier om het water over te kunnen gaan.

Blijf daarom scherp, benoem de doelen, doe het in stappen, blijf communiceren en erken dat het maximale uit jezelf halen soms met ‘vallen en opstaan’ zal gaan. Ik noem het zelf altijd leren.

Rob Stolzenbach

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Call Now Button