De misvatting die bij veel bedrijven bestaat is dat Microsoft een volwaardige gegevensback-up en retentie biedt voor Microsoft 365. De realiteit is echter anders, want Microsoft biedt minimale opties om verloren, verwijderde of beschadigde data te herstellen. Lees hier de vier redenen waarom een extra back-up voor Microsoft 365 onmisbaar is.
#1 Je data staat in de Cloud, maar hoelang?
Microsoft slaat veel gegevens vanuit verschillende applicaties op in de Cloud, maar weet je waar ze opgeslagen worden? De kans is groot dat dat je de gegevens die je nodig hebt helemaal niet terug kunt vinden. Daarnaast slaat Microsoft de data (e-mails vanuit Outlook, documenten in OneDrive, bestanden op SharePoint) slechts voor een bepaalde tijd op en dat betekent dat verwijderde documenten soms helemaal niet terug te vinden zijn.
#2 Cyberaanvallen
Cybercriminelen vallen steeds vaker bedrijven aan waarbij gegevensverlies ernstige gevolgen heeft. Microsoft heeft standaard geen volledige back-up die data van maanden of jaren geleden terug kan halen. Alleen back-up oplossingen die daarvoor zijn gemaakt kunnen deze actie uitvoeren. Doordat Microsoft de data maar voor een bepaalde tijd opslaat, adviseren ze ook gebruik te maken van een andere partij die de data voor langere tijd op kan slaan.
#3 Een back-up van Outlook
Outlook slaat verwijderde e-mails niet langer op dan 30 dagen. Daarnaast verwijderen sommige gebruikers oude e-mails wel eens om ruimte te maken in de mailbox. Niet iedereen is op de hoogte dat Outlook deze verwijderde e-mails niet langer opslaat dan 30 dagen en dat is een risico. Het komt wel eens voor dat een belangrijke e-mail niet teruggevonden kan worden omdat deze verwijderd is. Daarom is het maken van een back-up voor een langere periode belangrijk, zodat deze risico’s voorkomen worden.
#4 Actieve Office licenties
Een ander probleem met de standaard back-upvoorziening van Microsoft draait om inactieve Microsoft 365 gebruikers. Er is namelijk een actieve licentie vereist om bestanden binnen dit account te benaderen. Wanneer een collega de organisatie verlaat en het account gesloten wordt, kan de data (gekoppeld aan zijn of haar account) niet meer benaderd worden. Wanneer op een later moment belangrijke bestanden missen, kan de data van dit account via een back-up nog teruggehaald worden. Ook in deze situatie kan een back-up dé oplossing zijn. Microsoft neemt simpel gezegd geen verantwoordelijkheid voor dataverlies door storingen binnen de Microsoft 365 diensten. Ze houden geen rekening met calamiteiten; daar moet je zelf voor zorgen. Doordat een menselijke fout snel is gemaakt, is een goede back-up geen overbodige luxe.
Zorg daarom voor zekerheid
In een veilige en betrouwbare situatie voorziet een back-up oplossing voor Microsoft 365 in het volgende:
- Zelf bepalen waar de back-ups worden opgeslagen;
- In te stellen opslagperioden per Microsoft 365 product;
- Eenvoudige terughaalmogelijkheden;
- Eenvoudig back-upbeheer;
- Zoekfunctionaliteit;
- Overzichten in de opgeslagen data.
Onze Moderne Werkplek maakt daarom gebruik van een back-up oplossing die jouw data opslaat voor langere tijd met alle punten die hierboven beschreven staan. Ben je benieuwd of jouw huidige back-up oplossing voldoet aan jouw wensen? Neem dan contact op met een specialist die je kan adviseren over de mogelijkheden.
