Checklist – Hoe veilig is jouw mkb-organisatie?

10 juni 2021

Checklist: Hoe veilig is jouw mkb-organisatie?

Een dag geen e-mail? Per ongeluk adreslijsten naar het verkeerde e-mailadres verstuurd? Of zijn je bestanden gegijzeld door gijzelsoftware? Je IT moet het altijd doen en cybersecurity is belangrijker dan ooit. Met deze checklist neutraliseer je de belangrijkste gevaren voor jouw onderneming.

Zeker de helft van de mkb-bedrijven heeft last van cybercriminaliteit. En toch neemt slechts de helft van de ondernemers voldoende (basis)maatregelen om zich te beschermen tegen cybercriminelen en de data goed te beveiligen. We werkten al relatief veel digitaal, de coronacrisis gaf dat nog een enorme boost. En dat bleken hoogtijdagen voor hackers. Na een aanval met ransomware, maar ook na brand of waterschade, wil je binnen een paar uur toch weer volledig aan de slag kunnen.

Eigen mensen het grootste cybergevaar
Alles technisch dichtspijkeren kan, maar daarmee ben je er nog zeker niet. Datalekken komen bij de beste bedrijven voor en meestal ligt er een menselijke fout aan ten grondslag. Klikken op phishing mails of een onbeveiligde smartphone kwijtraken, het gebeurt regelmatig. Cybersecurity is dus een samenspel van de juiste technische tools en bewustzijn bij ál je collega’s. Er hoeft maar één iemand in de fout te gaan en voor je het weet worden inlogcodes van jouw bedrijf verkocht op het internet. Met deze checklist maak je je systemen veilig en help je je collega’s veiliger werken.

1. Maak iedereen bewust van cyberveiligheid
Het grootste cybergevaar is nietsdoen. Maak concrete afspraken wie verantwoordelijk is voor de cyberveiligheid. Bedenk iets ludieks om elkaar aan de afspraken te houden. Degene die zijn werkplek achterlaat zonder de computer te vergrendelen mag trakteren! Iedereen maakt fouten, straf ze daarom niet af, maar hou het luchtig en coach elkaar. Op die manier durven mensen hun fouten toe te geven, waardoor je bijtijds de juiste maatregelen treft. Maak de afspraken niet per mail, maar praat regelmatig met collega’s over veilig werken en check of hun werkroutines ook echt veilig zijn.

2. Bescherm jezelf tegen fraudemails
Ook wel eens op een e-mail geklikt met dubieuze inhoud? Je bent niet de enige! Fraudemails zijn tegenwoordig amper van legitieme e-mails te onderscheiden. Je hebt het druk én een volle inbox, hierdoor trapt menig ondernemer in de val. Neem altijd de tijd om een e-mail goed te lezen en vraag ook je collega’s dat te doen, voordat ze ergens op klikken. Het scheelt dat Microsoft 365 al je e-mails analyseert en vooraf verdachte URL’s eruit filtert, nog voordat je erop klikt. En onveilige bijlagen gaan direct in quarantaine. Staat er een gevaarlijke link in een e-mail, dan waarschuwt het systeem. Op deze manier kan het niet fout gaan. Blijf desondanks altijd op je hoede en klik bij twijfel niet!

3. Maak gebruik van multi-factor authenticatie
Wachtwoorden onthouden en overal invoeren is vervelend. Je hebt er ook zo veel. Daarom kiezen ook veel ondernemers gemakkelijk te onthouden – en te achterhalen – wachtwoorden. Dit soort wachtwoorden resulteert in 91% van alle geslaagde cyberinbraken. Inloggen met wachtwoorden is echt niet meer van deze tijd; het inloggen via gezichtsherkenning of via een vingerafdruk is inmiddels gemeengoed geworden. Denk maar aan inloggen in Windows 10 via gezichtsherkenning, het ontgrendelen van je telefoon met een vingerafdruk of het openen van jouw favoriete bank-app met Face ID. Hoog tijd dus om ook op de zaak te kiezen voor een veiligere manier van inloggen met multi-factor authenticatie. Wil je inloggen, dan bewijs je met een vingerafdruk, token of melding naar een mobiele telefoon dat je het echt bent.

4. Stel interne netwerkbeveiliging in
Hackers houden zich vaak lang verscholen en gaan stilletjes te werk. Ze zoeken bestanden en kopiëren ze zonder zich te laten zien of direct losgeld te eisen. Ontmasker deze types en voorkom erger met automatische analyses. Office 365 Advanced Threat Protection (ATP) checkt wie er inlogt en hoe ze zich gedragen. Logt er iemand eerst in Heerenveen in en een uur later in China? Kopieert iemand ineens grote hoeveelheden data? Dan ontzegt ATP automatisch de toegang en stuurt een wachtwoord- reset.

5. Krijg weer grip op je bestanden
Bestanden staan op de kantoorserver, op smartphones en in de cloud. Heb jij soms ook het gevoel dat je de grip op data kwijt bent? Microsoft 365 vindt, classificeert en versleutelt al je bestanden. Sta je op het punt privacygevoelige informatie te delen? Dan krijg je een seintje waardoor je niet meer in de fout hoeft te gaan. Zo voorkom je dat de Autoriteit Persoonsgegevens voor de deur staat omdat je in overtreding bent met de AVG. Zijn collega’s hun smartphone kwijt? Dan wis je op afstand alle bedrijfsbestanden, dit is wel zo veilig. Gaat iemand uit dienst? Dan deactiveer je zijn of haar licentie zodat hij of zij geen toegang meer heeft tot applicaties en bestanden.

6. Al je software up-to-date
Zijn al je apps wel up-to-date? Software die niet de laatste update heeft gekregen, vormt een beveiligingsgevaar voor je hele netwerk. Via open achterdeurtjes sluipen de cybercriminelen naar binnen. Check daarom al je apps en kantooroplossingen. Het kan zijn dat je nog met verouderde systemen werkt die geen update meer krijgen. Het is dan verstandig om die te vervangen door moderne, wel goed beveiligde tools. Denk bijvoorbeeld aan alle tools van Microsoft die in de cloud staan. Hier worden veiligheidsupdates automatisch geïnstalleerd en werk je altijd veilig. Geef computers ook de kans om updates te draaien. Negeer updates niet, stel ze niet uit en herstart je computer zo nu en dan zodat de updates ook echt geïnstalleerd worden.

7. Al je hardware up-to-date
Niet alleen software, maar ook hardware heeft soms een achterdeur openstaan. Alle apparaten die aan het netwerk hangen zoals printers, internetradio’s, routers en switches moeten zo nu en dan een update krijgen om echt veilig te zijn. Veel apparaten voeren die automatisch door, maar vooral oudere toestellen niet. Check al je apparatuur en durf ook afscheid te nemen van die oude, onveilige apparatuur.

8. Back-ups geregeld
Sla regelmatig je gegevens op en laat ook die automatisch back-uppen. Op die manier raak je niets kwijt en kun je na een calamiteit weer snel door. Microsoft 365 slaat niet automatisch al je bestanden voor langere tijd op. Kijk daarom naar de mogelijkheden voor automatische back-ups.

9. Versleutel je gegevens
Of gegevens in de cloud, op telefoons of op computers staan, ze kunnen in verkeerde handen vallen. Een cruciale stap is om gegevens via encryptie (versleuteling) te beveiligen. BitLocker versleutelt alle bestanden. Een gestolen harde schijf is dan in de handen van criminelen onbruikbaar.

10. Alle devices goed beveiligen
Je ziet nog steeds dat sommige telefoons en computers opstarten zonder dat een wachtwoord of pincode wordt gevraagd. Stel dit zo snel mogelijk in. Met Microsoft Endpoint Manager houd je centraal regie over alle apparaten. Je installeert de recentste beveiligingsmaatregelen bij verlies en bij diefstal verwijder je de bedrijfsgegevens.

11. Geef security uit handen
Cybersecurity vraagt om specialistische IT-kennis. Dat is voor mkb’ers zelf niet optimaal te regelen. Daarom kiezen steeds meer ondernemers ervoor om het uit handen te geven. Hierdoor ben je ook buiten kantooruren optimaal beschermd doordat het netwerk continu in de gaten wordt gehouden. Je hoeft niet meer te denken aan back-ups, updates, beveiligingspatches, trainingen en regelmatige netwerktesten want onze specialisten nemen je dit werk uit handen. Zo kun jij je volledig focussen op de zaak.

Onze tips om productiever te werken

10 juni 2021

Onze tips om productiever te werken

Ken je dat, van die dagen dat je maar weinig gedaan krijgt? Ligt het aan het thuiswerken of misschien toch iets anders? Wij hebben een aantal tips op papier gezet die voor ons het beste helpen om de productiviteit een boost te geven!

Werk georganiseerd
Maak een korte en concrete lijst met taken die af moeten. Dit werkt extra motiverend om af te krijgen. En zeg nou zelf, niks is toch fijner om een taak af te vinken van een takenlijstje. Het maken van onrealistisch lange takenlijsten, is daarom niet effectief.

Filteren
Wat moet er vandaag echt af, en welke taken kunnen doorgeschoven worden naar morgen? Geef taken een duidelijke prioriteit. Komt er een mail binnen van een collega met een vraag? Kwalificeer deze ook op prioriteit. Dit beschermt jezelf ad-hoc te werk te gaan en spendeer je geen tijd aan ‘onnodige’ bezigheden. 

Pauzeer
Gun jezelf pauze!  Gedurende de dag verwerk je veel informatie, ook achter een scherm. Je lichaam heeft minimaal een half uur op een werkdag nodig om hiervan bij te komen. Sla die lunchpauze dus niet over! Eet je boterham dus niet achter je werkplek maar loop ergens anders heen, even de benen strekken.

Focus
Afleiding is overal, zowel thuis als op kantoor. Kletsen met collega’s, snel een appje beantwoorden of toch nog even snel de droger aanzetten. Dit zijn vormen van ‘uitstelgedrag’. Laat je niet afleiden als jij het meeste uit je dag wil halen. Zet de meldingen van je sociale apps uit en laat je collega’s weten dat je liever niet gestoord wordt op het moment. 20 punten omhoog in productiviteit!

Tools
Laat de techniek je vriend zijn en automatiseer simpele taken. Een tool als Microsoft Power Automate, kan je hierbij helpen door een workflow in te stellen met simpele templates.

Met behulp van deze vijf tips, haal jij gegarandeerd meer uit je dag! Wil jij nou het maximale uit jezelf halen, iedere dag? Ga dan eens het gesprek aan met onze experts! Zij denken graag met je mee.

SMS fraude

1 juni 2021

SMS fraude

Afgelopen week wordt er malware verspreidt via een SMS. In deze sms word je gewezen dat er een pakket klaar staat. Verder staat er een link in naar een website.

Na het klikken op de link, krijg je namelijk het verzoek om een track-and-trace-app te downloaden. Deze app bevat kwaadaardige software. De malware werkt alleen op Android en niet op Iphones.

Mocht je op de link hebben geklikt, wordt er gevraagd om speciale toestemming (het installeren van apps uit onbeveiligde bronnen). Hier zit het probleem, als deze toestemming is gegeven, kan de malware zichzelf installeren.

Als je onverhoopt deze app hebt geïnstalleerd, neem gerust contact met ons op nemen (enige wat werkt, is de telefoon terugzetten naar fabrieksinstellingen).

Flutbot is een malware die banktransacties kan wijzigen en cryptocoint steelt. Verder worden je contactpersonen gedeeld met de aanvallers en zullen zij ook smsjes krijgen.

Vaak worden er ook vanuit de mobiel veel smsjes verstuurd waardoor je rekening ineens een stuk hoger kan uitvallen.

Info vanuit de politie
Pas op: misleidende sms’jes over postpakketten | politie.nl

Wat kun je doen om dit te voorkomen

  1. Houd je GSM up to date. Installeer alle updates
  2. Installeer alleen apps vanuit de standaard app-store/ play store
  3. Klik nooit op links als je niet weet waar ze vandaan komen.
  4. Als je een bericht over een pakketje krijgt, ga dan na of je iets besteld hebt. En controleer dit op de website of app van de betreffende winkel.
  5. Wij als IRIS one leveren remote management tool om dit soort zaken te voorkomen. (intune )
  6. Zorg dat er awareness is

Gemakkelijke, professionele webinars om klanten te binden met Teams Webinars

20 mei 2021

Gemakkelijke, professionele webinars om klanten te binden met Teams Webinars

Tijdens het Microsoft Ignite Event in maart werd het al geïntroduceerd, Webinars van Microsoft Teams. Deze week heeft Microsoft aangekondigd te beginnen met het uitrollen van deze lang verwachte tool.

In het afgelopen jaar heeft Microsoft nieuwe manieren gevonden om boeiende virtuele ervaringen op het werk te creëren. Om die reden kondigt Microsoft Teams nieuwe innovaties aan.

Naast webinars en PowerPoint live, wordt de Presentatiemodus later deze maand uitgerold. Met deze mogelijkheden, beschik je over nieuwe manieren om professionele presentaties te geven tijdens vergaderingen van elke omvang. Van kleine interne vergaderingen tot grote klantgerichte webinars en evenementen, het kan allemaal vanuit één enkele applicatie.

Daarnaast hoeft je geen nieuwe licentie of nieuw product aan te schaffen. Deze mogelijkheden zijn opgenomen in veel van de Office- en Microsoft 365-abonnementen die je organisatie waarschijnlijk al gebruikt

 

Een volledige functionaliteit voor uitgebreide klantbetrokkenheid
Met Teams kunnen interactieve vergaderingen en webinars georganiseerd en gehouden worden voor maximaal 1000 deelnemers. Deze end-to-end webinarsondersteuning is net zo eenvoudig als het opzetten van een Teams-vergadering. Met Teams Webinars heb je:

  • Aangepast registratiepagina’s en e-mails van deelnemers,
  • Uitgebreide presentatie-opties,
  • Hostcontroles zoals de mogelijkheid om chat en video van deelnemers uit te schakelen
  • Verschillende rapportages van het evenement om duidelijk inzicht te krijgen in deelnames en om de deelnemers op te volgen.

Als je meer dan 1000 deelnemers wilt bereiken, kunnen Teams-vergaderingen naadloos worden geschaald om een uitzending van 10.000 personen mogelijk te maken.

Iedereen kan presenteren als een professional
Microsoft brengt de presentator ervaringen van PowerPoint en de samenwerkingskracht van Teams samen. Hierdoor kunnen de presentatoren zich zelfverzekerder voelen tijdens online presentaties en zetten ze een presentatie neer als professionals.

Zo kun je tijdens de presentatie de komende dia’s, notities, chatgesprekken en het publiek in één weergave bekijken.

Met de presentatiemodus kunnen presentatoren aanpassen hoe hun videofeed en inhoud aan het publiek worden weergegeven. De eerste optie is de Standout-modus, deze toont de videofeed van de spreker als een silhouet voor de gedeelde presentatie. Vervolgens heb je de Reporter-modus, dit toont de inhoud als een visueel hulpmiddel boven de schouder van de spreker, te vergelijken met een nieuwsuitzending. En als laatste is er de zij-aan-zij-modus, hierbij wordt de videofeed van de presentator weergegeven naast de inhoud terwijl deze presenteert.

 

Blijf ook na het webinar in contact met je bezoekers
Een webinar is slechts één contactpunt in de inspanning op het gebied van klantbetrokkenheid. Nadat het evenement is afgelopen, heb je eenvoudig toegang tot rapportages om de bezoekersinformatie in CRM-applicaties op te nemen voor leadbeheer.

Zoals we in het begin van dit artikel al hebben aangegeven, is Microsoft begonnen met het uitrollen van deze tools. Houd je applicatie dus goed in de gaten. Je vindt de Webinar tool in je Agenda en vervolgens onder Nieuwe vergaderingen.

Heb je vragen of de applicatie of maak je nog geen gebruik van Microsoft Teams? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Bel 073-5232288 of stuur een e-mail naar iris@iris-one.nl en we bespreken de mogelijkheden met je.

Whitepaper - De hybride werkplek van de toekomst

Verder lezen of dit onderwerp? Download dan onze whitepaper. De afgelopen 12 maanden hebben we ontdekt hoe we dingen gedaan kunnen krijgen als iedereen thuis is. Hoe om te gaan met het middenstuk – groep fysiek bij elkaar en de andere groep virtueel mee doen – dat een uitdaging wordt.

Waarom zakelijk glasvezel ook voor jouw organisatie belangrijk is

6 mei 2021

Waarom zakelijk glasvezel ook voor jouw organisatie belangrijk is

We zien geregeld de vraag voorbij komen; waarom zouden we kiezen voor zakelijk glasvezel?

Nu bijna elke organisatie online- en in de cloud werkt, neemt ook de behoefte aan meer bandbreedte, betrouwbaarheid en flexibiliteit toe. Overstappen naar zakelijk glasvezel, is dé oplossing naar razendsnel internet. Dit maakt zakelijk glasvezel het internet van de toekomst.

Hoe werkt glasvezel?
Glasvezel is een dunne vezel die, de naam zegt het al, gemaakt is van glas. Door deze vezel wordt razendsnel laserlicht getransporteerd. Naast het feit dat de glasvezel de snelst mogelijke verbinding biedt, is het ook nog eens zeer stabiel.

We zetten de belangrijkste voordelen van zakelijke glasvezel op een rijtje.

Supersnel internet
Met glasvezel kunnen snelheden tot wel 1 Gbit/s gehaald worden. Videovergaderingen, het downloaden en uploaden van bestanden en vele andere dingen kunnen nu probleemloos en snel. Met de snelheid en de bandbreedte van glasvezel, heb je sneller toegang tot je data en applicaties die zijn opgeslagen in de cloud. Hierdoor kunnen meerdere medewerkers gebruik maken van internet zonder dat dit ten kosten gaat van de snelheid.

Overal constante signaalsterkte
Een belangrijk voordeel van glasvezel, is dat er bijna geen signaal verlies plaatsvindt. Dit in tegenstelling tot kabelinternet. Hoe verder je van het modem verwijderd bent, hoe zwakker het signaal wordt. Dit kan nadelig zijn wanneer het kantoor over meerdere verdiepingen beschikt. Met glasvezel is het internet overal constant, ongeacht waar je medewerkers er in het kantoor gebruik van maken.

Meer bandbreedte
Wanneer veel collega’s (weer) op kantoor zijn, kan dit ervoor zorgen dat het internet langzamer wordt. Het videobellen, digitale muziek luisteren, documenten downloaden en je cloud applicaties, zorgen ervoor dat je medewerkers steeds meer bandbreedte gaan gebruiken. Dit kan problemen veroorzaken zoals bijvoorbeeld vastlopende videoframes, lage resolutie videokwaliteit en dus haperende Teams meetings… Met zakelijk glasvezel heb je hier geen last meer van.

Duurzaamheid en betrouwbaarheid
Met koperkabels kunnen schadelijke stoffen vrijkomen en vervolgens in de grond trekken. Glasvezelkabel daarentegen bestaat uit een haarfijne vezel van glas. Dit materiaal is een stuk sterker en heeft bijna geen onderhoud nodig. Daarnaast heeft glasvezel het grote voordeel dat dit gerecycled kan worden en is dus de meest duurzame keuze voor de toekomst.

Ook toe aan zakelijk glasvezel?
Ben je geïnteresseerd in een zakelijke glasvezelverbinding? Bij IRIS one helpen we je graag. Als business partners van KPN en Vodafone, bespreken we de best passende oplossing voor jouw organisatie.

eSIM vs SIM

28 april 2021

eSIM vs SIM

e ziet het steeds vaker voorbij komen: eSIM. Maar wat is het nu precies? Wat zijn de verschillen met een gewone SIM-kaart? En welke voordelen zitten eraan verbonden? In dit artikel praten we je bij.

Wat is een eSIM?
eSIM-kaarten zijn ontworpen om de ouderwetse fysieke SIM-kaart te vervangen. Een SIM-kaart – van oudsher een kleine plastic kaart die in je mobiele telefoon past – bevat informatie en stelt je in staat om te bellen, te sms’en en gegevens op je telefoon te gebruiken.

In plaats van een verwijderbare plastic kaart in je telefoon, scan je een QR-code waarna de eSIM op je telefoon wordt geëmbed. De informatie op een eSIM is herschrijfbaar, wat betekent dat je van netwerk kunt wijzigingen zonder de SIM-kaart te verwijderen en een nieuwe te plaatsen.

De voordelen van een eSIM

  1. Twee abonnementen, één telefoon
    Telefoons met eSIM bieden, naast de digitale SIM-kaart, ook nog steeds ruimte voor de fysieke SIM-kaart. Dit betekent dat je op twee telefoonnummers tegelijkertijd bereikbaar kunt zijn. Erg handig als je bijvoorbeeld werk en privé gescheiden wilt houden, zonder het gedoe van twee losse telefoons. Op je telefoon selecteer je welke SIM-kaart je wilt gebruiken om te bellen, sms’en of te internetten.

  2. Makkelijk van netwerk wisselen
    Een eSIM maakt het veel makkelijker om van een mobiele netwerk te wisselen. In plaats van een nieuwe SIM-kaart te bestellen, te wachten tot deze binnenkomt en vervolgens in je telefoon te plaatsen, kun je in één stap digitaal overstappen. Daarnaast kun je ook tijdelijk overstappen naar een ander netwerk. Hierdoor heb je altijd bereik ook wanneer je in een gebied bent zonder een signaal van je gebruikelijke netwerk.
  1. Overschakelen naar een lokaal netwerk
    Bevind je je voor een langere tijd in het buitenland? Dan kun je overschakelen naar een lokaal netwerk door een SIM-kaart aan te schaffen van een lokale provider. Het gebruik van een lokale provider in het buitenland is veel goedkoper, dan het betalen van de roamingkosten. Omdat je gebruik maakt van een eSIM, hoef je je eigen SIM-kaart niet te verwijderen, waardoor je de kans verkleint om deze kwijt te maken. 
  1. Gebruik van minder telefoonruimte
    Met de komst van eSIM zal er in de toekomst ook minder ruimte in gebruik worden genomen dan met een fysieke SIM-kaart. In plaats van de ruimte te reserveren voor het plaatsten van een SIM-kaart, kunnen de smartphonefabrikanten deze ruimte gebruiken om bijvoorbeeld de batterij te vergroten. Tegelijkertijd betekent dit ook minder gaten in je smartphone en dus meer bescherming tegen stof of vocht.

Ondersteunen alle smartphones eSim?
Nee, op dit moment heeft slecht een handvol van de meest recente smartphones een eSim. Waaronder:

  • Alle nieuwste iPhones van Apple: de iPhone XS, iPhone XS Max en iPhone XR, plus de nieuwe iPhone 12-reeks en de iPad Pro
  • De Galaxy S20, S20 + en S20 Ultra van Samsung
  • De Google Pixel 3 en 3 XL
  • Motorola’s Razr (alleen een e-simkaart, geen fysieke simkaart)
  • Samsung Gear S2 en Gear S3 smartwatches
  • Apple Watch Series 3, 4 en 5

Toch zie je steeds meer providers en smartphone leveranciers meegaan met deze nieuwe technologie. Het is maar een kwestie van tijd tot de eSIM volledig is geaccepteerd in de telecom wereld.

Wil je ook gebruik maken van eSIM?
Daar helpen we je graag bij! Bel 073-5232288 of stuur een e-mail naar iris@iris-one.nl en we bespreken de mogelijkheden met je.

Waarom ook jouw organisatie niet meer om VoIP heen kan

14 april 2021

Waarom ook jouw organisatie niet meer om VoIP heen kan

VoIP-systemen verlagen de kosten, verbeteren het tijdbeheer en verhogen de productiviteit. De voordelen van Voice over Internet Protocol (VoIP) ten opzichte van traditionele telefoonsystemen zijn enorm. Vrijwel elke organisatie heeft veel baat bij de implementatie van deze geavanceerde communicatietechnologie.

In dit artikel noemen we vier van de belangrijkste voordelen van VoIP:

  1. Lage kosten per gesprek
    Een voordeel die vrijwel elke organisatie kan waarderen, kostenbesparing. De kosten kunnen al snel oplopen wanneer er een aantal telefoonlijnen geïnstalleerd zijn. Doordat communicatiegegevens worden gewijzigd in datapakketten en via het IP-netwerk worden verzonden, wordt het probleem van een enkele telefoonlijn die door slechts twee bellers kan worden gebruikt, geëlimineerd. Het IP-netwerk kan een directe IP-verbinding met je telefoonservice- provider zijn of gewoon je bestaande internetverbinding (of een combinatie van beide).

    Traditionele telefoonlijnen rekenen doorgaans voor elke minuut beltijd. Met VoIP zijn je enige kosten de maandelijkse kosten van de Internet Service Provider. In feite bieden veel providers goedkoop of zelfs gratis bellen aan.

  2. Overal toegang
    Nu steeds meer medewerkers vanuit huis werken, ontdekken werkgevers ook de voordelen. De medewerkers is altijd en overal bereikbaar en kan toch uitbellen of gebeld worden met het telefoonnummer van de organisatie. Met VoIP kunnen medewerkers op afstand gebruik maken van de spraak- en datadiensten van het kantoor via het intranet. De gebruikers kunnen hierdoor eenvoudig verbinden maken vanuit de thuiskantoren of zelf vanuit het buitenland.

  3. Uitgebreide aanvullende functies
    Met VoIP-systemen, heb je een breed scala aan apparaten om de productiviteit in je organisatie hoog te houden. VoIP-services omvatten doorgaans functies zoals nummerweergave, virtuele nummers, lijsten met contactpersonen, voicemail enz. Deze functies kunnen allemaal op geavanceerde manieren worden gebruikt om de operationele efficiëntie te vergroten. Voicemails en berichten kunnen bijvoorbeeld met een enkele klik worden doorgestuurd naar meerdere collega’s, en voicemail-naar-tekst-transcripties kunnen rechtstreeks naar je inbox worden gestuurd.

    Deze opties en nog meer handige functionaliteiten zijn beschikbaar bij VoIP-telefoonsystemen. En omdat de service altijd met je meegaat, kunnen de functies die je nuttig vindt, gemakkelijk worden toegevoegd of worden verwijderd. Kortom, VoIP-telefoonsystemen groeien mee met je organisatie.

  4. Eenvoudige installatie, configuratie en onderhoud
    IP-telefoons zijn ongelooflijk eenvoudig te installeren, ook voor mensen die technisch minder onderlegd zijn. Het is niet nodig dat een deskundige technici de telefoonbedrading door je gehele kantoor laat lopen. In plaats daarvan zijn IP-telefoons vrijwel plug-and–play.

    Gehoste VoIP-software maakt het ook eenvoudig om nieuwe gebruikers toe te voegen. Een webportaal maakt het verplaatsen, toevoegen of wijzigen van de systeemconfiguratie veel efficiënter.

IRIS one ondersteunt jouw organisatie
Wil je na het lezen van dit artikel eens praten over de mogelijkheden van VoIP binnen jouw organisatie? Onze collega’s helpen je graag!

De ‘Hybride Werkplek’, wij namen hem onder de loep!

8 april 2021

De 'Hybride Werkplek', wij namen hem onder de loep!

De wereld is volledig veranderd na de uitbraak van COVID-19. Organisaties werden van de een op de andere dag gedwongen tot een thuiswerkbeleid. Een jaar later zie je steeds meer verschuivingen waarbij er een combinatie wordt gemaakt tussen werken vanuit huis en op kantoor.

In onze recente poll op LinkedIn, vindt ten minste 68% van de stemmers het prettig om het werken op kantoor en vanuit huis af te wisselen. 16% geeft aan productiever te zijn wanneer ze alleen vanuit huis werken en de andere 16% wil graag weer volledig naar kantoor.

Covid-19 heeft de overgang naar een hybride werkmodel enorm versneld, maar wat is het precies en wat zijn de voordelen van de hybride werkplek?

Wat is eigenlijk de Hybride Werkplek?
In de meeste gevallen betekent een hybride werkmodel, dat er tenminste één keer per week op kantoor wordt gewerkt. Het kantoor transformeert van een plek waar je moet zijn, naar een plek voor samenwerking, persoonlijke ontmoetingen en teambinding, terwijl meer alledaagse werkzaamheden elders plaatsvinden. Elke organisatie zal zijn hybride werkmodel een beetje anders benaderen, om zo aan te sluiten op de unieke behoeftes én de bedrijfscultuur.  

Organisaties die een hybride werkmodel implementeren, zullen nog steeds kantoren hebben, hoewel het aantal, de locaties en de inrichting hiervan kunnen veranderen of variëren. Sommige medewerkers zullen ervoor kiezen om fulltime op kantoor te werken terwijl anderen alleen vanuit huis werken. Maar in de meeste gevallen, zal het merendeel van de medewerkers hun tijd verdelen tussen kantoor en huis.

De voordelen en uitdagingen van de Hybride Werkplek
Het is aangetoond dat het stimuleren van medewerkers om op deze manier te werken een aantal voordelen oplevert, vooral als het gaat om productiviteit en loyaliteit.

Veel medewerkers werken bijvoorbeeld liever op afstand op dagen dat ze zich moeten concentreren op specifieke taken of krappe deadlines hebben. Dagen op kantoor worden gebruikt om meer samen te werken. Uit onderzoek van Microsoft is gebleken dat dit vermogen om te kiezen hoe, waar en wanneer ze werken, in korte tijd de productiviteit en tevredenheid van het medewerkers is verhoogt met 39%.

Organisaties profiteren er zelf ook van. Deze aanpak zou niet alleen de behoefte aan uitgebreide kantoren kunnen verminderen, wat resulteert in aanzienlijke kostenbesparingen, gelukkigere en loyalere medewerkers maar het zal ook leiden tot een daling van de kosten die gepaard gaan met werving.

 
Hybride meeting

Wanneer er zich kansen voordoen, wordt de beschikbare talentenpool aanzienlijk vergroot, omdat kandidaten door hybride werken niet langer dichtbij het kantoor hoeven te wonen. Daarnaast maak je het een stuk aantrekkelijker door een combinatie van kantoor en thuiswerken aan te bieden.

Natuurlijk is hybride werken niet zonder uitdagingen. Door simpelweg een organisatie hybride te verklaren, betekent dit niet dat de medewerkers zich onmiddellijk op hun gemak voelen bij de nieuwe aanpak en dus productiever zullen worden. Het is belangrijk om bewust te zijn van de onderdelen waarop je je als organisatie extra moet focussen om zo een succesvolle hybride omgeving te creëren.

Communicatie kan bijvoorbeeld een grotere uitdaging worden met een hybride werkplek. Wanneer teamleden voor een deel fysiek aanwezig zijn en een ander deel vanuit huis werkt, is het van belang dat de teamleden thuis zich toch betrokken voelen. Investeren in tools om communicatie en samenwerking te stimuleren is essentieel, net als ervoor zorgen dat deze aansluiten op de behoeften van medewerkers. Zo heeft Microsoft de oplossing Teams Rooms geïntroduceerd waarbij elke kamer om gezet kan worden in een vergaderruimte. Hierdoor kan iedereen locatie onafhankelijk aanwezig zijn in de vergadering.

 

De Hybride Werkplek van de toekomst
Hoewel elke verandering uitdagingen met zich meebrengt, heeft de pandemie ons laten zien dat de technologie beschikbaar is om hybride werken tot een succes te maken. Veel mensen hebben video-, chat- en samenwerkingshulpmiddelen omarmd en het zijn deze oplossingen die hybride eenvoudig, effectief en populair maken.

Zo biedt Microsoft Teams alle oplossingen in één tool: vergaderen, chatten, bellen en samenwerken. Hierdoor kunnen verschillende afdelingen eenvoudig verbonden blijven ongeacht of ze op thuis werken, onderweg of op kantoor.

IRIS one ondersteunt jouw Hybride Werkplek
Een hybride werkplek moet alle medewerkers ondersteunen, ongeacht hun locatie of hoe vaak ze ervoor kiezen om ter plaatse te zijn. Technologie maakt dit mogelijk en er zijn meerdere oplossingen beschikbaar die de reis naar een effectieve en productieve hybride werkplek sneller en gemakkelijker maken voor alle betrokkenen.

IRIS one kan jouw organisatie helpen om de IT-infrastructuur volledig in te richten naar de hybride werkplek. Neem vrijblijvend contact met ons op via: 073-5232288 of stuur een e-mail naar iris@iris-one.nl.

Whitepaper - De hybride werkplek van de toekomst

Verder lezen of dit onderwerp? Download dan onze whitepaper. De afgelopen 12 maanden hebben we ontdekt hoe we dingen gedaan kunnen krijgen als iedereen thuis is. Hoe om te gaan met het middenstuk – groep fysiek bij elkaar en de andere groep virtueel mee doen – dat een uitdaging wordt.

Hoe ziet jouw post-corona werkdag eruit? We leggen je 6 stellingen voor

11 februari 2021

Hoe ziet jouw post-corona werkdag eruit? We leggen je 6 stellingen voor

Dit is een oproep. We zouden graag eens willen vernemen wat er bij jou blijvend is veranderd, omdat het eigenlijk wel bevalt. Of ga je toch weer terugvallen in oude vertrouwde patronen als het coronavirus eindelijk verdwenen is? Laten we het gesprek eens starten door naar de volgende stellingen te kijken:

Stelling 1: “Vergaderkamers kunnen verdwijnen”
Er is geen enkele reden om nog in vergaderkamers op kantoor te investeren, omdat online vergaderen minimaal zo effectief is gebleken en vaak minder tijd kost. Eens, oneens of ligt de waarheid misschien in het midden?

Stelling 2: “Een kantoor is een ontmoetingsplek, werken doe je maar thuis”
Een offerte maken, bellen met een klant, een presentatie voorbereiden, een calculatie maken of notulen uitwerken. Het zijn zaken die je veel beter, sneller en geconcentreerder doet vanaf je thuiswerkplek. Het kantoor wordt daarom vooral een ontmoetingsplek waar je elkaar geen werk maar inspiratie geeft. Of zit je toch liever achter jouw kantoorbureau?

Stelling 3: “De leaseauto heeft z’n langste tijd gehad en hoort bij het pre-corona tijdperk”
Staat de leaseauto vooral voor de deur, of heb je ‘m net als vroeger nog steeds nodig om je dagelijkse werkzaamheden uit te kunnen voeren. Tegenstanders van de leaseauto beweren dat er betere alternatieven zijn. Wat vind jij, zijn leaseauto’s nog nodig?

Stelling 4: “Werkgevers moeten gaan investeren in de thuiswerkplek”
Vroeger kregen accountmanagers kleedgeld of ‘representatiekosten.’ Nu er minder vierkante meters kantoorruimte nodig zijn, zouden werknemers een vergoeding voor de thuiswerkplek van werkgevers moeten krijgen. Dan kun je misschien wel een groter huis met die noodzakelijke werkkamer kopen of huren. Sla je hiermee twee vliegen in één klap of is het onzin?

Stelling 5: “Werktijden bepaal je zelf, niet de werkgever”
Voorstanders zullen aanvoeren dat het gaat om het leveren van kwaliteit, niet om het leveren van kwantiteit in de vorm van uren. Mag je, nu privé en zakelijke tijd in elkaar overloopt ook zelf je werktijden bepalen of valt er een grens aan te geven?

Stelling 6: “Ik bleek meer door mijn collega’s afgeleid te worden dan door mijn partner of kinderen”
Dit gaat om het geven van een antwoord op de vraag of je jezelf door de dag heen beter kan concentreren. Er zullen mensen zijn die nu pas beseffen dat zij ook op kantoor werden afgeleid, maar ook mensen die blij zijn als zij weer naast een collega zitten. Hoe zit dat precies bij jou?

Corona heeft het werken blijvend veranderd
Volgens een recent onderzoek van TNO wil bijna een kwart van de thuiswerkers ook na corona grotendeels thuis blijven werken. Wij denken daarom dat de wereld er totaal anders uit is komen te zien ook nadat iedereen gevaccineerd is.

Wil je meer weten over de toegevoegde waarde van PhoneOnline? Klik dan op een van de onderstaande linken voor meer informatie:

Remote worker…ben jij sneller dan ons netwerk?

11 januari 2021

Remote worker…ben jij sneller dan ons netwerk?

Dat we houden van ‘het maximale uit jezelf halen’, dat hoeven we waarschijnlijk niet meer uit te leggen. Maar ervaar je dat ook zo op de thuiswerkplek? In veel gevallen blijken er nog wel wat haken en ogen aan razendsnel werken te zitten. Dit heeft niet alleen te maken met bijvoorbeeld de aanwezigheid van kinderen die je mogelijk afleiden…

De focus lag in eerste instantie vooral op producten
Nieuwe laptops, monitoren, docking stations, ergonomische stoelen en handvriendelijke muizen. Alles werd eraan gedaan om het thuiswerken te faciliteren. Dat was op zich een hele prestatie van IT afdelingen, maar dat wil nog niet zeggen dat iedere thuiswerker ook net zo snel kan werken als op kantoor. Nu pas kom je erachter dat er meer nodig is om tot maximale prestaties te komen.

De remote desktop realiteit
Mensen die thuiswerken, kunnen met remote desktoptools op afstand gebruikmaken van hun externe kantoorcomputer. Nu er echter meerdere collega’s tegelijkertijd verbinding maken met de server op kantoor, ontstaat er in veel gevallen sprake van overbelasting. Als iedereen vanaf de thuiscomputer toegang wil tot alle applicaties en bestanden, dan kan het plotseling voorkomen dat je minutenlang moet wachten voordat je iets gedownload hebt. Je staat niet meer dagelijks in de file naar kantoor, maar wel als het ware in de file van beperkte toegankelijkheid. Helaas, wachten dus.

Hoe word je sneller?
Minimaal net zo snel werken als ons netwerk, kan natuurlijk door in publieke Cloud oplossingen, zoals Microsoft Office 365, aan de slag te gaan. Daar vinden immers continu performance verbeteringen plaats. Als er echter nog servers op kantoor staan (on premise), waar verbinding mee gemaakt moet worden, dan zijn er bijvoorbeeld slimme versleutelingen mogelijk. Hierdoor vindt er een snellere gegevensoverdracht plaats tussen het kantoor en de thuiswerkplek.

Natuurlijk kunnen we IT managers ook helpen met meerdere veilige internetpoorten die de toegang tot het bedrijfsnetwerk vormen. Nog een ander alternatief is, om naar de verbinding zelf te laten kijken. Zo bewaken wij bijvoorbeeld met onze Networking oplossingen constant normale en draadloze netwerken, waardoor mogelijke problemen snel gesignaleerd worden en weer worden opgelost.

Werken en samenwerken op maximale snelheid
Het hybride werken blijft, ook nadat we allemaal gevaccineerd zijn. Mocht je dus enige herkenning hebben tijdens het lezen van deze blog, neem dan vrijblijvend een contact met ons op. We zullen er alles aan doen om jou overal op maximale snelheid te laten werken en je razendsnel toegang te geven tot datgene wat je dagelijks nodig hebt.

We zijn te bereiken op 073 – 5232288 of klik hier om een bericht achter te laten.