Houd de data op je toestellen veilig met deze tips

IRIS ONE blog

Houd de data op je toestellen veilig met deze tips

Hoeveel verschillende toestellen gebruik jij gedurende de dag? Hoeveel het er ook zijn, je wilt natuurlijk wel zeker weten dat de data erop altijd veilig is. Dat kan op verschillende manieren; variërend van techniek tot gezond verstand. We hebben een aantal tips opgesomd waarmee jouw toestel en die van je collega’s maximaal beveiligd zijn.  

Beheer alles via de cloud
Om de toestellen en data te kunnen beveiligen is een mobile device management (MDM)-oplossing de eerste stap. Hiermee beheer je alle toestellen in je organisatie vanuit één online portal. Vanuit die portal stel je heel eenvoudig je security in. Je kunt bijvoorbeeld wachtwoordgebruik verplicht stellen, bepaalde toestelverbindingen blokkeren en toestellen op afstand wissen. Je bespaart hiermee ontzettend veel tijd én gedoe.

Besteed je security uit
Het kan natuurlijk zijn dat je zelf niet zoveel kaas hebt gegeten van security. Of misschien heb je er simpelweg te weinig tijd en aandacht voor. In dat geval kun je ervoor kiezen om je security uit te besteden. Voor een vast bedrag per maand wordt dan alles voor je geregeld. Ondertussen weet je zeker dat je gegevens tegen hoge standaarden zijn beveiligd. Da’s natuurlijk helemáál makkelijk.

Maak back-ups van je data
Gegevens opslaan op een vaste locatie, zoals een harde schijf, is niet meer van deze tijd. Het maakt je afhankelijk van één toestel, en als daar iets mee gebeurt ben je de klos. Maak daarom back-ups van je data in de cloud. Je hebt keuze uit een groot aantal oplossingen die ervoor zorgen dat je gegevens automatisch periodiek worden opgeslagen. Wat er ook met je toestel gebeurt, jouw data blijft gewoon beschikbaar. 

Train je collega’s
De kans is groot dat je collega’s werken met minimaal een laptop en smartphone. Die kun je technisch aan alle kanten beveiligen, maar als collega’s onveilig werken is het dweilen met de kraan open. Denk aan het downloaden van onveilige apps of het sturen van zakelijke gegevens via een eigen Gmail-adres. Train je collega’s op de gevaren ervan, zodat zij veiliger werken. Je voorkomt er een hoop misère mee.

Contact? We helpen je graag!
Wil jij ook zeker weten dat de data op al je toestellen altijd veilig is? Laat het ons dan even weten. Dan zorgen wij ervoor dat jij binnen de kortste keren goed beveiligd bent en blijft. Lekker doorwerken wordt zo nog makkelijker.

Pas op millennials, hier komt generatie “X kwadraat!”

IRIS ONE blog

Pas op millennials, hier komt generatie “X kwadraat!”

Dit is een inspirerend verhaal uit de praktijk en het gaat onder andere over tosti’s maar vooral ondernemerschap. Vanwege de wet op de privacy mag ik niet vertellen wie ‘’X” is, maar hij bestaat echt. Het is een jongen van pas 11 jaar. Ik kwam hem tegen en hij vertelde mij zijn inspirerende verhaal. Mijn conclusie was dat hij, zonder het zichzelf te beseffen, met een prachtig businessplan bezig was.

De uitdaging

Een bedrijf was zo snel gegroeid dat er tussen de middag nogal wat broodjes nodig waren. De plaatselijke supermarkt was hier echter niet op ingesteld. Dus bedacht deze elfjarige X een plan, omdat zijn vader bij dit bedrijf werkzaam is en hij graag wilde helpen. Het faciliteren van lunches levert hem inmiddels veel extra spaarcenten op. Dit is hoe het begon.

Marktonderzoek

Alle medewerkers van het bedrijf ontvingen een bericht van X met de vraag of er animo zou zijn voor een lunch service. “Zou je bij mij bestellen?” Het antwoord bleek veelvoudig “ja” te zijn. Niets beginnen zonder klandizie.

De eerste serieuze inkomsten

Een startende ondernemer moet allereerst volume hebben en serieuze inkomsten om te overleven. Slim als hij was rekende hij alvast een euro per medewerker voor het gemak van zijn broodjesservice. Zijn eerste zekerheden waren op die manier geregeld. Je gaat er immers tijd instoppen en die moet waarde vertegenwoordigen.

Logistieke afspraken

Zo’n jonge jongen zit natuurlijk overdag op school. Dus maakte hij voor de transport van alle lunchbenodigdheden bezorgafspraken. Tijdens de schoolvakantie kwam hij er al snel achter dat voor 60 mensen melk meenemen toch al snel 25 tot 30 kilo op de fiets betekent. Dat was niet vol te houden. Hij laat inmiddels alles keurig netjes in de koelkast zetten door de leverancier.

Financiële zekerheden

Maar hoe zorg je er dan voor dat alles betaald wordt? vroeg ik hem. Een 11-jarige kan immers niet alles voorfinancieren. “Gewoon via een tikkie iedereen vooraf laten betalen”, was zijn duidelijke antwoord.

Focus & margeproducten

In het begin deed X alles, maar al snel kwam hij erachter dat er op een makkelijkere manier meer te verdienen viel. Woensdagmiddag werd ‘’Tostidag” en vrijdag werd uitgeroepen tot “Dag van de uitsmijter”. Plakjes kaas, ham, eieren en witbrood zijn niet de allerduurste ingrediënten.

Cross mediale reclame

Ondernemende mensen moeten hun business levendig en aantrekkelijk houden. Deze X doet dat met printjes die als folders op de bureau liggen en bestellingen kunnen via e-mail worden doorgegeven. Als klap op de vuurpijl zien de medewerkers van dit bedrijf op beeldschermen bij de koffie automaat wat zij kunnen bestellen. Cross mediale zichtbaarheid in optima forma noem ik dat!

Verkoper van USP’s in de dop

Ook waar gebeurd. Er was een medewerker die zijn eigen broodjes had meegenomen. Niet acceptabel voor X. “Wat zou je ervan vinden als je in plaats van die platte, oude gesmeerde broodjes van je vrouw morgen mooi versgebakken brood van mij zou kunnen eten?” De unique selling points van versheid en gemak waren geboren. Het menselijke aspect van “zo’n kind gun je toch alles” speelde natuurlijk ook mee.

De administratie

Tot slot vroeg ik hem hoe hij zijn administratie onder controle houdt met de groeiende hoeveelheid bonnetjes. “Daar heb ik mijn zusje voor. Zij krijg 25 eurocent van elke transactie!”

De zakelijke les?

Zelf denk ik dat volwassen mensen vaak allerlei dure woorden gebruiken en zaken complex maken. Voor mij was het de bevestiging dat ondernemerschap vanzelfsprekend moet zijn. Dat zit ongetwijfeld bij de een meer ingebakken dan bij de ander, maar ik wens het iedereen toe.

X, veel succes! Jij gaat een hele grote worden, denk niet teveel na maar blijf gewoon lekker doen.

Rob Stolzenbach.

Stap sneller over op nieuwe toestellen met deze vijf stappen

IRIS ONE blog

Stap sneller over op nieuwe toestellen met deze vijf stappen

Je collega’s kijken waarschijnlijk reikhalzend uit naar die nieuwe laptop of smartphone. Je wilt dan niet eerst ieder toestel apart moeten installeren, toch? Hoeft ook niet. Tegenwoordig maak je alle nieuwe toestellen in een handomdraai beschikbaar voor gebruik. En dat is helemaal niet zo moeilijk. Met deze vijf stappen word jij de superheld onder je collega’s.

  1. Tref de juiste voorbereidingen
    Over welke apps en instellingen beschikken je huidige toestellen eigenlijk? Het is belangrijk om dat eerst in kaart te brengen. Vraag aan je collega’s welke apps ze graag gebruiken. Inventariseer ook welke nieuwe apps en instellingen van belang kunnen zijn. Zo heb je een mooi overzicht van alle gewenste apps en instellingen. Je kunt de nieuwe toestellen daardoor veel sneller gebruiksklaar maken, zonder dat je bang hoeft te zijn dat je iets vergeet.
  2. Kies een mobiel-beheeroplossing
    Om alle toestellen snel en eenvoudig gebruiksklaar te maken heb je een beheeroplossing nodig. Zo’n oplossing noemen we ook wel mobile device management (MDM). Wijzelf zijn fan van Microsoft Intune. Hiermee monitor, beheer en beveilig je alle toestellen in een paar klikken, en volledig via de cloud. Superhandig en met de zekerheid dat je toestellen altijd up-to-date zijn. Wil je meer weten over MDM? Wij vertellen je er graag meer over, in duidelijke taal en zonder wollige termen.
  3. Voeg je toestellen toe aan je beheeromgeving
    Oké, je bent nu voorzien van de juiste beheeroplossing. De volgende stap is het inladen van de toestellen in de beheeromgeving. Zo zorg je ervoor dat je de toestellen daadwerkelijk kunt beheren. Dat inladen hoef je niet zelf te doen. Wij regelen het helemaal voor je. Je weet zeker dat je toestellen in één keer goed geregistreerd zijn en je kunt meteen verder met de uitrol.
  4. Maak de toestellen gebruiksklaar
    In deze stap voorzie je alle toestellen van de juiste apps, instellingen, bestanden en andere tools die je collega’s nodig hebben. En het mooie is dat dat niet per gebruiker gaat, maar dat dit automatisch gebeurt voor alle toestellen. Het enige dat je collega vervolgens hoeft te doen is zijn toestel verbinden met internet. Vervolgens wordt alles naar het toestel gepusht.
  5. Plan de uitgifte
    In deze vijfde stap zijn je toestellen klaar voor gebruik. Je hoeft de toestellen alleen nog maar uit te delen aan je collega’s. Stel daarvoor een werkbare uitgifteplanning op, bijvoorbeeld per afdeling of functie. Je kunt eventueel een korte gebruikerstraining geven om de adoptie te versnellen.

Contact? We helpen je graag!
Wil jij ook zeker weten dat je collega’s hun nieuwe toestellen meteen kunnen gebruiken? Samen maken we het mogelijk. Je profiteert van de allerbeste oplossingen waarmee je jouw mobiliteit maximaliseert. Zónder dat het jou veel tijd kost. 

Verminder stress in je team via samenwerken in de cloud

IRIS ONE blog

Verminder stress in je team via samenwerken in de cloud

Teamwork makes the dream work, vinden we bij IRIS one. Hoe beter jij en je collega’s samenwerken, hoe meer plezier in je werk en hoe beter de dienstverlening. Het is dan belangrijk dat iedereen toegang heeft tot alle apps en informatie, ongeacht waar ze zijn. Toekomstmuziek? Welnee. Met een werkomgeving in de cloud werken jij en je collega’s overal snel, makkelijk en stressvrij samen. Hoe, dat vertellen we je natuurlijk graag.

Geen last meer van onnodige frustraties 
Je kent het vast wel: bestanden die eindeloos op-en-neer worden gemaild, kopietjes op usb-sticks of meerdere versies van hetzelfde document in de werkmap. Bijzonder irritant, erg inefficiënt en de kans dat er ergens fouten ontstaan is groot. Met een moderne cloudwerkplek maak je daar een einde aan. Jij en je team werken veel sneller en makkelijker, doordat alles via één centrale omgeving beschikbaar is.

Altijd toegang tot de juiste bestanden
Het werken met apps en het uploaden, bewerken en delen van bestanden wordt daardoor veel eenvoudiger. Je zit dus nooit meer met verschillende versienummers, mapstructuren, overlopende e-mailboxen en andere frustraties die tot verwarring en stress kunnen leiden. Het resultaat: minder fouten, snellere oplevering van taken en veel minder stress in je team.

Ontwikkeld voor gebruiksgemak
Oplossingen als Microsoft Teams bieden een volledige online omgeving waarmee je samenwerkingen naar een nog hoger niveau tilt. Binnen Teams kun je heel makkelijk projecten aanmaken, taken delen en relevante personen taggen in chats. Iedereen weet zo altijd waar hij of zij aan toe is. Effectief samenwerken wordt op die manier kinderlijk eenvoudig. 

Meer doen, minder gedoe
De cloud zorgt ervoor dat jij en je team makkelijker, sneller en vooral logischer werken dan ooit tevoren. Of je nu op kantoor bent, thuis of op een flexplek, de cloud houdt jullie verbonden. Met korte lijnen, veel meer gebruiksgemak en geen onnodige onhandigheden waar je prima zonder mee kunt. Eigenlijk gewoon zoals het hoort. Kortom: meer doen, en minder gedoe!   

Wij regelen het voor je
Wil jij je collega’s ook minder stressvol laten werken? Wij ondersteunen je daarin graag met advies op maat en cloudoplossingen die bij jouw organisatie passen. Op die manier helpen we jou het maximale uit jezelf en je team te halen.

“Ik trek even aan de bel in verband met bellen!”

IRIS ONE blog

Ik trek even aan de bel in verband met bellen

Deze blog had ook kunnen heten: “Wat ze zijn vergeten te vertellen over bellen”, maar ook “Domme dubbele, dure dingen”. Er is namelijk een wereld voor mij en mijn collega’s opengegaan sinds we telefonie in Microsoft Teams hebben geïntegreerd. Waarom dat zo is? Het antwoord zal je verbazen!

“Domme, dure, dubbele dingen”

Jaren geleden moesten bedrijven bij telecom organisaties grote dure telefooncentrales aanschaffen. Er werden tienduizenden, soms honderdduizenden euro’s uitgegeven om vaste telefoontoestellen en een eigen telefooncentrale op kantoor te laten installeren. Het werd nog kostbaarder met een wachtbandje en een fijn muziekje erbij. En toen kwamen de smartphones en kregen we dubbele nummers per collega…

De telefooncentrales bleven en nagenoeg elke medewerker kreeg er een eigen smartphone van de zaak bij. Met een beetje geluk kon hij of zij ook nog zelf het gewenste model kiezen. Juist in coronatijd ontstaan er dan opmerkelijke situaties. Zo had ik laatst een klant waarbij de mobiele telefoon van de receptie rouleerde onder het personeel en deze elke dag op een andere thuiswerkplek van een waarnemende collega aanwezig was. Automatisch doorschakelen van algemeen nummer naar mobiel kenden zij niet.

Na mijn persoonlijke ervaringen met Microsoft Teams kom ik tot de conclusie dat we het eigenlijk allemaal maar normaal zijn gaan vinden dat er dubbele kosten gemaakt worden, we elke vorm van telefonie onnodig aan het faciliteren zijn en telefoneren lang niet op een slimme manier doen. Het lijkt zelfs in veel gevallen nog steeds op het ouderwetse ‘schijfje draaien’. (Voor de jongere generatie, dat is een zogenaamd draaitoestel, waardoor je vroeger pijn in de wijsvinger kreeg)

Mijn verbazing…

Wat we al die jaren op het gebied van telefonie gedaan hebben blijkt in de praktijk helemaal niet logisch te zijn. In Microsoft Teams heeft niemand een 06-nummer meer nodig. Je drukt geen toetsen meer in van een telefoonnummer dat je van tevoren moet weten of onthouden, maar opent gewoon een gesprek met iemand die je bij jouw contacten hebt staan. Of je hem of haar wilt zien en of jezelf gezien wilt worden bepaal je zelf. Bellen met spraak, of bellen met beeld en spraak, hartstikke modern en reuze persoonlijk.

Het meest maximale uit bellen halen

In de meest ultieme situatie, waarin ook iedere klant van Microsoft Teams gebruikmaakt, hoeven we de smartphone en de telefooncentrale nooit meer te gebruiken voor bellen. Tenzij je natuurlijk op je mobiel de Microsoft Teams app gebruikt.

Oproep aan fabrikanten

Aan Apple, Samsung, Nokia, Sony, Huawei en anderen doe ik de oproep om het belicoontje binnenkort van de smartphone te verwijderen! Het is helemaal niet nodig, want met vrienden, familie en bekenden kan ik ook FaceTimen via WhatsApp. De smartphone is toch allang geen phone meer, maar vooral een communication device of mini computer.

Eens?

Rob Stolzenbach

Voorkom verborgen kosten met schaalbare IT

IRIS ONE blog

Voorkom verborgen kosten met schaalbare IT

Hoe zijn jouw werkplekken tegenwoordig ingericht? Misschien ben je meer mobiele apparaten gaan gebruiken en is het aantal licenties op handige software flink toegenomen. Als je IT groeit kan het lastig zijn om zicht te blijven houden op je IT-kosten. Je zit zo al snel met verborgen kosten die flink kunnen oplopen. Zonde en onnodig. Door je IT schaalbaar in te richten ga je hier een stuk slimmer mee om. 

IT als verborgen kostenpost
Het aanschaffen van de juiste laptops, smartphones en apps is vaak prijzig. En gaat een collega uit dienst, dan zit je al snel met overbodige toestellen en ongebruikte licenties. Liever betaal je alleen voor datgene dat je gebruikt. Kies voor IT via een vast bedrag per werkplek per maand, dan voorkom je hoge aanschafkosten. En heb je eens behoefte aan meer of minder werkplekken, dan schaal je supermakkelijk en kostenbewust bij.   

Einde aan rondslingerende IT
Afgedankte laptops en smartphones in opbergkasten; ooit duurbetaald, nu vooral een doorn in het oog. Schaalbare IT zorgt ervoor dat je nooit meer last hebt van rondslingerende hardware. Wij kiezen met jou de volgende bestemming, denk hierbij onder andere aan goede doelen zoals Spieren voor Spieren en IT4Kids. Dat is niet alleen hartstikke duurzaam, je geeft ook je oude hardware weer waarde waar je iets goeds mee doet! Daarnaast ben je ervan verzekerd dat je oude IT op verantwoorde wijze wordt verwerkt.

Makkelijker naar maatwerk
Een werkplek op maat of upgraden naar meer premium oplossingen wordt veel laagdrempeliger. Je collega’s werken daardoor altijd met toestellen die passen
bij hun werkzaamheden. Hun productiviteit wordt niet geremd door hun werkplek. De kosten als gevolg van improductiviteit verdwijnen, terwijl het resultaat per collega toeneemt.  

Ook voordelig voor je netwerk
Naast laptops en smartphones is het ook mogelijk om je netwerk schaalbaar in te richten. Hierdoor ben je verzekerd van de juiste capaciteit. Dat is handig als het aantal werkplekken in je organisatie groeit. Ook hier geldt dat de kosten als gevolg van improductiviteit of fouten door een te zwaar belast netwerk komen te vervallen.

Contact? We helpen je graag! 
Wil jij ook zicht op je kosten en IT-gebruik? Wij zorgen ervoor. Dat doen we met de allerbeste oplossingen die volledig zijn toegespitst op jouw organisatie. Je verlaagt niet alleen je kosten, maar laat je collega’s ook veel makkelijker werken. Neem vandaag nog contact met ons op.