Maximaliseren? Minimaliseer deze 7 (domme) dingen!

Maximaliseren? Minimaliseer deze 7 (domme) dingen!

Dat we helpen om gebruikers dagelijks het maximale uit zichzelf te laten halen mag inmiddels wel bekend zijn. Maar ineens bedacht ik dat je het dan ook kunt omdraaien. Maximaliseren begint al als je van die compleet domme, onzinnige of vervelende activiteiten laat afnemen. Je toetsenbord schoonmaken met zeep zal je niet doen, maar zit je klaar voor waar de winst te behalen valt?

1. Minimaliseer e-mail

Hoeveel tijd besteed je dagelijks aan Microsoft Outlook of bijvoorbeeld Google Gmail? Er zijn collega’s die van e-mails beantwoorden hun werk hebben gemaakt. Waarom? Omdat hun e-mail inbox vol staat met onnodige vragen. Bel of chat, dan heb je gelijk een antwoord! Samen koffie- of theedrinken mag ook. E-mail is overigens niet dom om iets mee te bevestigen.

2. Minimaliseer het aantal vergaderingen

Weleens in een vergadering gezeten waar je niets aan had toe te voegen? Ga dan de volgende keer niet. Verder wordt er vaak vergaderd over zaken die allang zijn opgelost. Zonde! En tot slot zijn er van die vergaderingen waar er gewoon teveel mensen aan tafel zitten. Die duren zo lang dat er niets meer te maximaliseren valt op deze dag. Vergader ook niet zonder agenda.

3. Minimaliseer vakjargon

Er bestaan bedrijven waarbij nieuwe medewerkers minimaal een jaar moeten wennen om alle afkortingen te begrijpen. Ze hebben er zelfs boekjes voor. Dat helpt niet om snel op gang te komen en je weg te vinden. Soms lijkt het erop dat anderen zich erdoor belangrijker voelen… Stop met vakjargon, want ook klanten worden er blij van.

4. Minimaliseer het aantal autorisaties

Daar waar processen geautomatiseerd worden komt er altijd een moment om het te hebben over autorisaties. Sorry, ik bedoel natuurlijk ‘goedkeuringen’ volgens hetgeen genoemd onder 3. Dan blijken er weleens jarenlange goedkeuringsprocessen gevolgd te worden, terwijl je pas echt maximaliseert als je collega’s zoveel mogelijk eigen verantwoordelijkheid geeft. Collega’s die je vertrouwen geeft gaan vaker harder voor je werken is mijn ervaring.

5. Minimaliseer de openstaande klachten

Kleine klachten die niet gelijk dezelfde dag worden opgelost of in behandeling worden genomen worden hele grote klachten. Laat het aantal openstaande klachten nooit escaleren, want het verlamt de organisatie. Klachten voorkom je overigens grotendeels door een continue in dialoog met klanten te zijn.

6. Minimaliseer onnodige kosten

Een open deur, maar het werk wordt een stuk aangenamer en productiever als je onnodige kilometers voorkomt. Onnodige kosten en tijdverspilling kunnen in van alles zitten, bijvoorbeeld in retournames die niet alleen logistiek veel geld kosten, maar ook medewerkers afhouden van hun dagelijkse werkzaamheden rondom nieuwe bestellingen.

7. Minimaliseer het moeten uitleggen

Je houdt veel meer tijd over als een rapport, analyse of probleemstelling voor iedereen gelijk duidelijk is. Het plezierige is dat je tegenwoordig veel meer grafische overzichten hebt (had ik toch bijna ‘dashboards’ gezegd) waar informatie overzichtelijk en begrijpelijk is. Daarnaast maakt de technologie het mogelijk om apps te bouwen die je helpen om zaken razendsnel uit te leggen. Deel je binnenkort ook een rekenapp tijdens een online vergadering?

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Stel dat er net iets meer zou kunnen, wat voor impact heeft dat?

Stel dat er net iets meer zou kunnen, wat voor impact heeft dat?

Ongetwijfeld heb je deze uitspraak zelf ook weleens van een klant of prospect gehoord: “Ik heb het al goed geregeld”? Meestal blijkt dat gewoon een makkelijk antwoord te zijn. Interessant is dan om te vragen wat voor cijfer zij zich dan geven. Alle cijfers minder dan een 10 bieden namelijk kansen op verbetering en voor de ‘extra mile’ te gaan. Eens? Mijn ervaring is dat de impact van de vraag of iets beter zou kunnen groot is.

Een voorbeeld

Een groot installatiebedrijf heeft servicemonteurs door heel Nederland rijden. Overdag worden er allerlei werkbriefjes gemaakt, paperassen ingevuld en handtekeningen gezet door opdrachtgevers. Iedereen is hartstikke blij, ze doen het al jaren zo. Maar al die servicemonteurs rijden nog steeds dagelijks naar kantoor voor hun administratie. Zo’n simpel voorbeeld gebeurt nog elke dag op veel vergelijkbare plekken.

De impact van alles online kunnen doen bij de klant door middel van een tablet is groot. De administratie kan gelijk factureren, de servicemonteurs kunnen meerdere afspraken per dag doen en verkorten hun administratieve handelingen. Wat zou je ervan vinden als ik je sneller cash, meer omzet en een effectievere tijdsbesteding van servicemonteurs kan bieden? Dat is wat ik impact noem en vergeet ook de lagere kilometerkosten niet.

Nog meer impact…

Door op zoek te willen gaan naar de vraag achter de vraag creëer je nog meer impact. Recent hebben we een grote nieuwe klant binnengehaald. Deze wilde een digitaal veilige omgeving. Dat kan iedere ICT specialist, als het goed is, aanbieden. Wij kozen ervoor om extra vragen te stellen, zoals: “Denk je dat het mogelijk is dat medewerkers die uit dienst gaan klantenbestanden meenemen?” Het antwoord bleek ‘ja’ te zijn, wat in dit geval geen positief antwoord is. Deze uitdaging hebben we opgelost met Data Loss Prevention. In het e-mailbestand, dat onterecht verzonden is naar het huisadres, zit een toegangscode die gekoppeld is aan de active directory. Gaat iemand op 30 juni uit dienst dan zorgen we ervoor dat deze persoon op 29 juni uit de active directory verwijderd is en de meegenomen bestanden niet meer geopend kunnen worden. Dat is net iets meer doen aan digitale veiligheid.

Omdat ik graag praktijkvoorbeelden deel benoem ik nog een vraag die te maken heeft met net iets meer doen: “Komt het weleens voor dat jouw klanten afspraken met accountmanagers willen maken?” Hier is het antwoord altijd positief. Ook daar kunnen we een cijfer 10 voor behalen namelijk door klanten toegang te geven tot de agenda van de accountmanager zodat klanten zelf een afspraak kunnen inplannen. De technologie heeft als impact klantentevredenheid, dat is in dit geval de extra mile.

Een andere benadering wat betreft jouw impact

Hebben we het over ‘je hebt een verouderde omgeving’ of ‘we gaan je helpen flexibeler te maken’ als we het bijvoorbeeld over cloudoplossingen en werkplekken hebben. Wij kiezen graag voor het laatste. Ook hier weer een voorbeeld om flexibiliteit uit te leggen: Een start-up die hard groeit van vijf medewerkers naar honderd medewerkers in drie jaar bieden we een alles-in-één maandbedrag per medewerker aan waar applicaties, internet en telefonie bij inbegrepen zijn.

Omdat je nooit precies kunt voorspellen welke impact je zelf gaat maken is dat namelijk de eerlijkste manier. Mochten er na drie jaar tachtig collega’s werken dan betaal je er in ieder geval niet twintig teveel. Technologie is slechts een middel, impact maken doe je door ervoor te zorgen dat mensen dagelijks het maximale uit zichzelf halen.

Daar halen wij dagelijks plezier uit, jij ook?

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter